Archivtipp: Sperrfristen

Grundsätzlich ist das Archivgut im Stadtarchiv einsehbar und nutzbar. Doch diese Regel unterliegt Ausnahmen, nämlich den sogenannten Sperrfristen.

Vorgaben des Archivgesetzes – Auf das Alter kommt es an

Beispiele für die Anwendung von Sperrfristen

Verwaltungsakten enthalten in der Regel sachliche Informationen, die nach Ablauf von 30 Jahren nach Aktenschluss frei sind. Manchmal enthalten diese Verwaltungsakten jedoch auch einzelne personenbezogene Informationen.

Ein prägnantes Beispiel hierfür sind die bei Stadtverwaltung entstandenen Unterlagen zu Kinderkurheimen. Enthalten Akten zu Kinderkurheimen beispielsweise Beschwerden von Einzelpersonen über einen solchen Aufenthalt oder auch gesundheitliche und familienbezogene Angaben zu einzelnen Menschen, die noch am Leben sein könnten, so sind diese sensiblen und persönlichen Daten zu schützen. Dies gewährleisten wir im Stadtarchiv mit einer personenbezogenen Sperrfrist für solche Unterlagen.

Patientenakten aus den städtischen Krankenhäusern sind eindeutig personenbezogene Unterlagen. So muss die betroffene Person nachweislich mindestens 10 Jahre verstorben sein, bevor eine solche Akte für die Archivnutzung frei wird. Doch es gibt noch eine zweite Frist zu beachten: Da Gesundheitsdaten den speziellen Vorschriften über Geheimhaltung unterliegen, müssen zusätzlich mindestens 60 Jahre seit Aktenschluss vergangen sein, um freien Zugang zu der Akte zu erhalten.

Gewerberegister sind eine spezielle Archivgut-Gattung, folgen aber bei den Sperrfristen der gleichen Logik wie die Verwaltungsakten. Bis 30 Jahre nach Abmeldung des Gewerbes geben wir keinerlei Auskünfte aus der Gewerbekartei. Erst nach Ablauf der 30 Jahre nach Abmeldung geben wir Auskunft zu sachlichen Belangen des Gewerbes wie beispielsweise dem Datum der Firmengründung oder dem Datum der Gewerbeabmeldung. Über die persönlichen Angaben zu den Gewerbetreibenden geben wir erst 10 Jahre nach deren Tod Auskunft.

Wann greifen die gesetzlichen Sperrfristen nicht?

Unterlagen, die schon bei der Entstehung frei und öffentlich zugänglich waren, unterliegen auch im Archiv keinen Zugangsbeschränkungen und sind frei einsehbar. Dies ist beispielsweise der Fall bei veröffentlichten Flyern, Broschüren, öffentlichen Gemeinderatsverhandlungen, Zeitungen etc.

Wenn diejenigen Personen, über die ein Gewerberegister oder eine Personalakte geführt wurde – oder ganz allgemein, auf die sich die personenbezogenen Daten in den Unterlagen beziehen – bei uns im Stadtarchiv anfragen und Einsicht haben wollen, dann erhalten die betroffenen Personen selbstverständlich Einsicht. Ebenso ist es möglich, dass betroffene Personen Dritten das Einverständnis ersteilen, die über sie angelegten Informationen einzusehen.

Woran erkennen Sie gesperrte Unterlagen?

In unserem Rechercheportal Findbuch.Net sehen Sie bei jeder Titelaufnahme, ob eine Unterlage gesperrt oder frei benutzbar ist.

Zugang zu gesperrten Unterlagen?

Es ist sinnvoll und wichtig, sensible Daten in Archivunterlagen mittels Sperrfristen zu schützen. Für die Wahrnehmung einzelner, rechtlicher Belange und auch für einzelne, wissenschaftliche Forschungsvorhaben kann es aber auch sinnvoll sein, diese Sperrfristen für einzelne Unterlagen zu verkürzen. In Ausnahmefällen ist also ein Sperrfristenverkürzungsverfahren möglich. Dies sind jedoch immer Einzefallentscheidungen bezogen auf das Forschungsvorhaben und die beantragten Unterlagen. Voraussetzung ist stets ein Sperrfristenverkürzungsantrag und im besten Fall ein vorheriges Beratungsgespräch durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Stadtarchivs.

Gibt es weitere Zugangsbeschränkungen zu bestimmten Archivunterlagen?

Mehr Archivtipps:

• Die Einwohnermeldekartei: https://archiv0711.hypotheses.org/3156
• Familienforschung: https://archiv0711.hypotheses.org/3317
• (Digitalisierte) Personenstandsregister: https://archiv0711.hypotheses.org/19854

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