Erschließung – bringt Licht ins Dunkel der Archivregale

Es nützt nichts, wenn Akten unerschlossen in den Magazinen schlummern. Sie müssen verzeichnet, also inhaltlich beschrieben werden, damit sie bei Bedarf gefunden werden. Wir archivieren nicht zum Selbstzweck, wir wollen jedermann den Zugang zu unserem Archivgut ermöglichen. Unerschlossene Akten sind totes Archivgut, das nahezu nicht benutzbar ist. Das möchten wir nicht. Das möchten Sie nicht. Daran arbeiten wir täglich.

Aufbereitung für die Ewigkeit

Das Symbol meiner Arbeit türmt sich alltäglich am Ende des Tages auf meinem Schreibtisch auf: Ein großer Haufen rostiger Metallklammern. Daneben ein Stapel wohlverpackter Akten, signiert und eingeschlagen in die typisch blauen, säurefreien Aktenumschläge. Die Arbeit, die zwischen wüstem Aktenordner und wohlformierter Archiveinheit liegt, ist das Kerngeschäft des Archivs.

Meine Aufgabe ist die Erschließung von amtlichem Schriftgut der Stadtverwaltung Stuttgart. Erschließung bedeutet, Unterlagen auffindbar und identifizierbar zu machen. Lassen Sie sich nicht von den üblichen Darstellungen in Krimiserien und Filmen täuschen: Natürlich wissen wir Archivarinnen und Archivare bei den unzähligen Unterlagen nicht auswendig, an welcher Stelle im Magazin welche Information zu finden ist. Wir greifen also im Archiv genauso wenig auf gut Glück ins Regal, wie Sie das auf der Suche nach einem bestimmten Buch in der Bibliothek machen.

Hierfür benötigen wir eine gute Erschließung. Unser Hilfsmittel ist eine Datenbank, die sowohl die Ordnung wie auch Inhalte aller verzeichneten Unterlagen des Stadtarchivs auflistet. Was Google kann, können wir im Archiv also auch.

Projekt: Bestand 863/1 Bezirksamt Vaihingen

Aktuell verzeichne ich eine nachträgliche Aktenablieferung des Bezirksamts Vaihingen. Eine spannende Zeitreise tut sich da auf. Die Lebendigkeit des Stadtbezirks schlägt sich in den Verwaltungsdokumenten nieder. Gemäß verwaltungssprachlichem Duktus der 1950er bis 1990er Jahre erfährt man so manches über die Notwendigkeit des Schwimmhallenbaus, das aktive Vereinsleben oder die Firmenniederlassungen im Bezirk. Kennen Sie den Verein Aero-Club Stuttgart e.V. oder wissen, was es mit der Brauerei Robert Leicht auf sich hat? Bunte Werbeplakate von „Schwaben Bräu“ trösten darüber hinweg, dass Vaihingen wohl auch schon vor über 30 Jahren unter „dicker Luft“ litt.

Ordnung und Verzeichnung

So gern man sich den spannenden Inhalten hingibt, zurück zur Arbeit! Da Akten nicht einfach im luftleeren Raum stehen können – weder physisch noch virtuell – muss jede Ablieferung der einzelnen Ämter einem Bestand zugeordnet werden. Im Archiv ordnen wir nach dem Prinzip der Herkunft, d.h. ein Amt = ein Bestand. Dies kann das Tiefbauamt sein, das Jugendamt oder in meinem Beispiel das Bezirksamt Vaihingen. Wir bewahren bei der Erschließung stets den Entstehungszusammenhang.

Die Unterlagen kommen zur Bearbeitung meist so auf meinen Schreibtisch, wie sie aus dem Amtskeller übergeben wurden – mit allen Benutzungs- und Alterungsspuren. So manch Aktenordner ist zum Bersten mit Papier gefüllt, der Rost Jahre alter Metallklammern frisst sich durch das Papier. Über allem liegt eine dunkle Staubschicht. Manchmal weht mir alter Nikotinduft entgegen. Hier erklärt sich, warum ich am Ende des Tages so viel Metall auf dem Tisch liegen habe. Wir archivieren für die Ewigkeit, da machen sich Rost, Staub und „auf halb acht“ hängende Papierdokumente nicht so gut. Alles wird deshalb fein säuberlich, archivtechnisch aufbereitet. Metallklammern werden entfernt, verblassende Thermokopien gesichert und jede Einheit alterungsbeständig mit größtmöglichem Schutz verpackt.

Sie sehen: Die Akten sind authentisch und in der Regel einige Jahrzehnte alt, bevor wir – also Sie und ich –mit diesen arbeiten können. In meinem Fall bedeutet „mit den Akten arbeiten“, wesentliche Inhalte zu erfassen. Und zwar so, dass auch Sie zu Hause wissen, was die Akte an Informationen bietet und ob sie für Ihr Forschungsvorhaben interessant sein könnte. Ohne, dass Sie diese vorher in den Händen gehalten haben, versteht sich.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich für Ihr Forschungsvorhaben durch alle, wirklich alle Akten des Archivs suchen – ohne Anhaltspunkt, was wo zu finden ist. Klingt erstmal spannend. Wenn Sie im ersten Magazinraum bei der 40. Archivale ohne Ergebnis angelangt sind und noch weitere tausende Unterlagen vor sich haben, werden Sie verzweifelt sein. Das würde uns im Archiv genauso gehen. Sie merken: Damit Sie finden, was Sie suchen, müssen wir genau beschreiben, was wir haben.

Inhaltlich erfasse ich also bei der Verzeichnung wesentliche Elemente einer Archiveinheit in unserer Datenbank und ordne die teils unstrukturiert abgegebenen Akten in einem geeigneten System. Ein knackiger Titel, die Auflistung wesentlicher Vorgänge im Enthält-Vermerk, besonders erwähnenswerte Unterlagen wie Pläne, Plakate und Fotos sowie die Datierung helfen, eine präzise Vorstellung davon zu entwickeln, was die einzelne Akte zu bieten hat.

Wie ein gutes Buch mit einer Inhaltsangabe versehen ist, so versehen auch wir im Archiv jede Einheit mit einer guten Titelaufnahme. Die von uns vergebene Signatur gewährleistet ein Wiederauffinden im Magazin. Die Berechnung gesetzlich festgelegter Sperrfristen hilft uns bei der Entscheidung, was wir frei in die Benutzung geben können.

Ergebnis der Arbeit: Das Findbuch

Nun fragen Sie sich sicher, wie Sie an die Informationen aus unserer Archivdatenbank kommen? Ganz einfach: Mit dem nach Abschluss der Arbeit erstellten Findbuch, das alle Einheiten der Verzeichnung geordnet und klassifiziert auflistet. Ein upload in das Portal Findbuch.net schafft den digitalen Zugang. Zusätzlich enthält das Findbuch weitere Informationen. Städtische Ämter sind nicht statisch, oftmals ändern sich Struktur, Zuständigkeiten und Aufgabengebiete. Diese Dynamik machen wir mit der Behördengeschichte verständlich. Auch alle Ordnungs- und Bearbeitungsschritte am Bestand werden im Findbuch vermerkt.

Wir arbeiten täglich an der Erschließung. Wohl sortierte Aktenablage, chaotische Dokumentenkonvolute – all das muss in unsere Bestände eingearbeitet und nutzbar gemacht werden. Damit Sie finden, was Sie suchen.

Archivsignatur: Bezirksamt Vaihingen 863/1


3 Antworten

  1. thomas lux sagt:

    Soweit weg von Ihrer Argumentation bin ich eigentlich gar nicht: Vielleicht werfen Sie bei Gelegenheit einen Blick auf die facebook Seite des Stadtarchivs der Hansestadt Lüneburg. Auch wir verschweigen sie nicht, die feinsten, festen Partikel.
    Grüße aus Lüneburg

  2. thomas lux sagt:

    Liebe Frau Kollegin! Dröges Thema informaltiv vorgestellt. Aber: warum wird auch hier immer wieder der Staub bemüht? Sicher, Sie rücken ihm entschlossen zu Leibe, aber genau den Staub erwartet doch jeder, der mal irgendwie oder was vom Archiv gehört hat …..
    Beste Grüße aus der Nord-Ost Niedersächsischen Endmoränen Landschaft

    • Melanie Köhler-Pfaffendorf sagt:

      Lieber Herr Kollege. Es freut mich sehr, dass Sie meinen Beitrag zur Erschließung als informativ empfinden. Vielen Dank! Wobei Erschließung nicht dröge sein muss, wenn der Bestand, an dem man arbeitet, recht spannend ist. Zum Thema Staub: Natürlich kann man sagen, ich bediene hier ein gängiges Klischee. Und sicher sind Archive wesentlich mehr als Staub. Viel mehr als das! Aber er kommt nun mal (leider) vor. Er verschwindet nicht, nur weil man ihn nicht erwähnt (ich hätte nichts dagegen, wenn es doch so wäre). Das passiert mit (wenn auch nervend erscheinenden) Vorurteilen ebenso nicht. Warum also nicht benennen, was ohnehin da ist? Und dabei erwähnen, dass sich Archivarinnen und Archivare eben auch der archivtechnischen Aufbereitung der Dokumente widmen? Quasi gegen den Staub ankämpfen? Am Ende ist ja alles wohl verpackt, das ist erwähnt. Was dazwischen liegt, sollte nicht verschwiegen werden. Archive sind nicht nur Staub, aber wir sind eines: Authentisch. Auch, was Staubschichten auf unbearbeiteten Verwaltungsakten betrifft. Und dann wiederum, wenn wir von archivtechnisch aufbereitetem Archivgut in den Magazinregalen sprechen. Die zwei Seiten der Medaille wollte ich darstellen.
      Viele Grüße aus dem sonnigen Stuttgart in den hohen Norden

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

Suche in OpenEdition Search

Sie werden weitergeleitet zur OpenEdition Search